Styrelse

1 of
Bo Elisson

Peter Nilsson

Född 1966. Styrelsens ordförande sedan 2024.

Huvudsaklig sysselsättning: Koncernchef i Trelleborg AB.

Övriga styrelseuppdrag:  Styrelseordförande i Cibes Lift Group samt styrelseledamot i Sydsvenska Industri- och Handelskammaren och Svenska Handbollslandslaget AB.

Utbildning: Civilingenjör vid Linköpings Tekniska Högskola samt hedersdoktor vid Lunds universitet.

Arbetslivserfarenhet: Sedan 2005 koncernchef i det noterade bolaget Trelleborg AB. Dessförinnan affärsområdeschef inom Trelleborg och andra positioner inom Trelleborgkoncernen samt organisationskonsult på BSI.

Innehav i Ependion AB: 100.000 köpoptioner.

Peter Nilsson anses som oberoende i förhållande till bolaget, dess bolagsledning och större aktieägare.

Johan Wester

Johan Wester

Född 1966. Styrelseledamot sedan 2015.

Huvudsaklig sysselsättning: Senior Vice President på Stena Adactum AB.

Övriga styrelseuppdrag: Styrelseordförande i Stiftelsen TorslandaIdrott, Stockholm Digital Media Centre AB, NGC AB, Alpegro AS och SR Energy AB. Styrelseledamot i Midsona AB, Skyrex AB, Matchday AS och S-Invest Trading AB.

Utbildning: Civilingenjör i Industriell Ekonomi vid Chalmers Tekniska Högskola i Göteborg.

Arbetslivserfarenhet: Tidigare erfarenhet från Arthur D. Little, Accenture och Flexlink, i huvudsak inom verksamhetsområdena Supply Chain Management, Strategi och Affärsutveckling.

Innehav i Ependion AB: 30.976 aktier inom familjen

Johan Wester anses som oberoende i förhållande till bolaget och dess bolags-ledning men inte till större aktieägare.

Lars Eklöf

Lars Eklöf

Född 1964. Styrelseledamot sedan 2018.

Huvudsaklig sysselsättning: President för Atlas Copcos Motor Vehicle Industry division.

Övriga styrelseuppdrag:Inga

Utbildning: Civilingenjör vid Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm, Bachelor of Engineering Dartmouth College i USA.

Arbetslivserfarenhet: Internationell industribakgrund från Atlas Copco med erfarenhet från olika befattningar inom Sales/Marketing, Product Management och General Management baserad i Sverige och tidigare i Frankrike. Sedan 2015 Divisionschef Motor Vehicle Industry, tidigare Divisions-chef Industrial Technique Service Division.

Innehav i Ependion AB: 5.178 aktier.

Lars Eklöf anses som oberoende i förhållande till bolaget, dess bolagsledning och större aktieägare.

Karin Gunnarsson

Karin Gunnarsson

Född 1962. Styrelseledamot sedan 2018.

Huvudsaklig sysselsättning: Styrelseuppdrag.

Övriga styrelseuppdrag: Styrelseledamot i Concentric AB, Bulten AB m fl.

Utbildning: Civilekonom vid Handelshögskolan i Stockholm.

Arbetslivserfarenhet: Tidigare erfarenheter från olika befattningar inom Finans och Controlling hos bl a Telelogic och Trelleborg-koncernen samt Hexpol. Senast CFO och IR Manager för Hexpol AB.

Innehav i Ependion AB: 11.000 aktier.

Karin Gunnarsson anses som oberoende i förhållande till bolaget och större ägare.

Jonas Hård

Jonas Hård

Född 1971. Styrelseledamot sedan 2022.

Huvudsaklig sysselsättning: Industriell rådgivare

Övriga styrelseuppdrag: Styrelseledamot i Bulten AB, Combient Catalyst AB samt i ett par start-up-bolag.

Utbildning: MBA vid Henley Business School i England samt General Management Program vid Harvard Business School i USA.

Arbetslivserfarenhet: Senast Chief Digital Officer för Autoliv Group. Därutöver industriell erfarenhet från bland annat Electrolux och Nobia Group.

Innehav i Ependion AB: 4.000 aktier.

Jonas Hård anses som oberoende i förhållande till bolaget, dess bolagsledning och större aktieägare.

 

 

Open
Styrelsens utskott

Ersättningsutskottet

Ependions ersättningsutskott utses årligen av styrelsen. Ersättningsutskottet består av ordföranden samt en till två styrelseledamöter som är oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen.

Ersättningsutskottet har till uppgift att åt styrelsen förbereda frågor rörande ersättning och andra anställningsvillkor för bolagsledningen och därvid särskilt fullgöra följande arbetsuppgift; att inför årsstämman föreslå styrelsen principer för ersättning till verkställande direktören och andra ledande befattningshavare.

Till utskottet har inte delegerats någon beslutanderätt.

Utskottet ska minst en gång per år, samt på uttrycklig begäran från en styrelseledamot, avlägga rapport till styrelsen, i vilken utskottet ska redogöra för dess arbete. Utskottet ska protokollföra sina möten och protokollen ska delges styrelsen.

Länk till Riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare.

Revisionsutskottet

Ependions revisionsutskott utses årligen av styrelsen. Revisionsutskottet har till uppgift att åt styrelsen förbereda frågor rörande revisionsupphandling och arvode, ta del av planen för revisionsarbetet och rapporteringen från detsamma, kvalitetssäkra bolagets finansiella rapportering och övrig information samt fortlöpande träffa bolagets revisorer för att informera sig om revisionens inriktning och omfattning.

I revisionsutskottets uppgifter ingår dessutom uppföljning av de externa revisorernas arbete och bolagets interna kontrollsystem, uppföljning av aktuell riskbild och bolagets finansiella information samt andra frågor som styrelsen uppdrar åt utskottet att förbereda. Revisionsutskottet inhämtar löpande information och beslutsunderlag från styrelseledamöterna, VD, finans- och ekonomidirektören samt bolagets externa revisorer. Utskottet tar också del av samtliga rapporter från de externa revisorerna och följer upp dessa internt och med revisorerna.

Utskottet skall minst två gånger per år, samt på uttrycklig begäran från en styrelseledamot, avlägga rapport till styrelsen, i vilken utskottet skall redogöra för dess arbete. Utskottet skall protokollföra sina möten och protokollen skall delges styrelsen.

Revisionsutskottet har antagit riktlinjer för upphandling av andra tjänster än revision från bolagets revisorer.

Länk till Riktlinjer för upphandling av tjänst.

Open
Styrelsens uppgifter och arbete

Styrelseordförandes roll

Förutom att leda arbetet i styrelsen följer ordförande för Ependions löpande utvecklingen genom kontinuerliga kontakter med verkställande direktör i strategiska frågor. Styrelsens ordförande företräder koncernen i ägarrelaterade frågor.

Styrelsens arbetsformer

Styrelsens arbete följer en årlig plan. Utöver det konstituerande sammanträdet, som hålls i anslutning till årsstämman, sammanträder styrelsen normalt fem gånger per år (ordinarie sammanträden.) Extra sammanträde sammankallas vid behov. Vid det konstituerande styrelsemötet antas årligen styrelsens och VD:s arbetsordning samt fattas beslut om firmateckning och protokolljustering. Varje sammanträde följer en dagordning, som tillsammans med bakomliggande dokumentation tillsänds styrelseledamöterna i god tid före varje styrelsemöte.

Vid respektive verksamhetsårs första ordinarie styrelsemöte behandlas årsbokslut, förslag till vinstdisposition och bokslutskommuniké. I samband härmed lämnar bolagets revisorer en redogörelse till revisionsutskottet för revisorernas iakttagelser och bedömningar från den genomförda revisionen.

Vid ordinarie sammanträde senare under verksamhetsåret uppdras åt verkställande direktören att avlämna fastställda delårsrapporter. Varje ordinarie sammanträde omfattar dessutom ett flertal andra föredragningspunkter, bland annat en rapport över det aktuella ekonomiska utfallet av verksamheten.

Av styrelsen utsedda utskott har till uppgift att bereda ärenden inför styrelsebeslutet. Besluten i styrelsen fattas efter en öppen diskussion som leds av ordförande. Som styrelsens sekreterare fungerar CFO i Ependion, tillika compliance officer för bolagskoden.

Open
Arbetsordning för styrelsen

Arbetsordning för styrelsen i Ependion

Denna arbetsordning är fastställd av styrelsen den 10 maj 2023 och träder i kraft omedelbart.

  1. Sammansättning

  2. Uppdrag, ansvar och arbetsuppgifter

  3. Styrelsens ordförande

  4. Sammanträden

  5. Protokoll

  6. Beslutsordning

  7. Jäv

  8. Sekretess och informationer

  9. Utskott

  10.   Bolagsstämma

1. Sammansättning

Ledamöterna, suppleanterna och ordförande utses årligen på ordinarie bolagsstämma för tiden intill dess nästa ordinarie stämma hållits. Styrelsens sammansättning beskrivs i bolagsordningen och skall ha en sådan sammansättning att den uppfyller kraven för ledamots oberoende enligt bolagsstyrningskoden.

2. Uppdrag, ansvar och arbetsuppgifter

Styrelseledamot skall ägna uppdraget den tid och omsorg och tillägna sig den kunskap som erfordras för att tillvarata bolagets och dess ägares intresse. Styrelseledamot ska självständigt bedöma de ärenden styrelsen har att behandla och begära den information som ledamoten anser nödvändig för att styrelsen skall kunna fatta väl underbyggda beslut. Styrelseledamot skall tillägna sig den kunskap om bolagets verksamhet, organisation, marknader m.m. som erfordras för uppdraget.

Styrelsen svarar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter, i bolagets och samtliga aktieägares intresse.
Styrelsen skall se till att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. Det åligger styrelsen att fortlöpande bedöma bolagets och Ependion-koncernens ekonomiska situation.

Styrelsen skall utse verkställande direktör.

Styrelsen skall avge årsredovisning.

Styrelsen ansvarar för bl a följande

  • att fastställa övergripande strategi och verksamhetsinriktning och de övergripande målen för verksamheten

  • att forecast för Ependion-koncernen fastställs

  • att forecast-uppföljning sker

  • att övergripande mål och handlingsplaner följs upp

  • att tillsätta, utvärdera och vid behov entlediga verkställande direktör, varvid utvärdering skall ske fortlöpande och minst en gång per år skall styrelsen särskilt behandla denna fråga

  • att se till att bolaget har god intern kontroll och formaliserade rutiner som säkerställer att fastlagda principer för finansiell rapportering och intern kontroll efterlevs

  • att se till att det finns effektiva system för uppföljning och kontroll av bolagets verksamhet

  • att se till att bolagets finansiella rapportering är upprättad i överensstämmelse med lag, tillämpliga redovisningsstandarder och övriga krav på noterade bolag

  • att se till att det finns en tillfredsställande kontroll av bolagets efterlevnad av lagar och andra regler som gäller för bolagets verksamhet

  • att se till att erforderliga etiska riktlinjer fastställs för bolagets uppträdande

  • att säkerställa att bolagets informationsgivning präglas av öppenhet samt är korrekt, relevant och tillförlitlig

  • att Ependion-koncernens organisation, rutiner och interna instruktioner fortlöpande granskas av bolagets revisor.

Därutöver åligger det styrelsen

  • att årligen fastställa arbetsordning för styrelsens arbete,

  • att årligen fastställa instruktion för verkställande direktör

  • att årligen fastställa instruktion för insamling och avrapportering av uppgifter till ledning för styrelsens bedömning av bolagets och Ependion-koncernens ekonomiska situation (sådan instruktion kan ingå i arbetsordning för verkställande direktören)
    • att två gånger årligen möta bolagets revisorer, varvid minst en gång per år utan närvaro av verkställande direktören eller annan person från bolagsledningen

  • att årligen utse ett ersättningsutskott bestående av ordföranden plus en till två styrelseledamöter

  • att årligen utse ett revisionsutskott bestående av minst två styrelseledamöter

  • att genom en systematisk och strukturerad process utvärdera styrelsearbetet med syfte att utveckla styrelsens arbetsformer och effektivitet, att redovisa relevanta delar av utvärderingen till valberedningen

  • att besluta om verkställande direktörens anställningsvillkor

  • att tillse att bolagets halvårs- eller niomånadersrapport översiktligt granskas av bolagets revisor

  • att i förekommande fall pröva huruvida verkställande direktören skall tillåtas att åta sig väsenligt uppdrag utanför bolaget

  • att årligen beskriva bolagets system för intern kontroll i bolagsstyrningsrapporten och utvärdera behovet av en särskild granskningsfunktion (internrevision) samt motivera sitt ställningstagande i nämnda beskrivning av den interna kontrollen

Nämnda instruktioner skall även revideras då behov uppstår, t ex på grund av ändring i lagstiftning eller motsvarande.

3. Styrelsens ordförande

Styrelsens ordförande ska se till att styrelsens arbete är väl organiserat, bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina åligganden.
Ordföranden ska särskilt

  • organisera och leda styrelsens arbete för att skapa bästa möjliga förutsättningar för styrelsens arbete,

  • se till att ordinarie styrelsesammanträden hålls i enlighet med denna arbetsordning och att extra sammanträden hålls vid behov,

  • leda styrelsesammanträdena,

  • se till att ny styrelseledamot genomgår erforderlig introduktionsutbildning samt den utbildning i övrigt som styrelseordföranden och ledamoten gemensamt finner lämplig,

  • se till att styrelsen fortlöpande uppdaterar och fördjupar sina kunskaper om bolaget,

  • ansvara för kontakter med ägarna i ägarfrågor och förmedla synpunkter från ägarna till styrelsen,

  • se till att styrelsen erhåller tillfredsställande information och beslutsunderlag för sitt arbete, inklusive övervaka bolagets verksamhet och ansvara för att styrelsens ledamöter får upplysningar om bolagets verksamhet och viktigare händelser även mellan styrelsesammanträdena,

  • efter samråd med verkställande direktören fastställa förslag till dagordning för styrelsens sammanträden,

  • kontrollera att styrelsens beslut verkställs, samt

  • se till att styrelsens arbete årligen utvärderas.

I ordförandens frånvaro övertas dennes uppgifter istället av den av de närvarande bolagsstämmovalda styrelseledamöterna som varit styrelseledamot i bolaget längst tid. Om två eller flera har varit styrelseledamöter lika länge, har den äldste av dem företräde. Om ordföranden lämnar sitt uppdrag under mandattiden skall styrelsen inom sig välja ordförande för tiden intill slutet av nästa årsstämma.

Om styrelsens ordförande, utöver ordförandeuppdraget, erhåller konsultuppdrag för Ependion-koncernens räkning skall ordföranden, om nödvändigt med hänsyn till uppdragets innehåll, stämma av eventuell ansvarsfördelning med den verkställande direktören.

4. Styrelsesammanträden

Ort för sammanträde

Styrelsen sammanträder normalt i Malmö. Styrelsen kan dock besluta att sammanträde skall hållas på annan ort i Sverige eller på utrikes ort. Styrelsen kan också fatta beslut om att hålla mötet via ett virtuellt forum som t.ex. Microsoft Teams.

Ordinarie sammanträden

Styrelsen skall hålla minst fyra ordinarie sammanträden årligen. Av dessa skall ett sammanträde behandla strategifrågor.

Konstituerande sammanträde

I anslutning till ordinarie bolagsstämma skall den nyvalda styrelsen hålla konstituerande sammanträde. Vid sammanträdet skall följande frågor behandlas:

  • utseende av styrelseordförande

  • utseende av firmatecknare

  • fastställande av arbetsordning för styrelsen

  • fastställande av instruktion för verkställande direktören

Extra sammanträden

På begäran av en styrelseledamot eller verkställande direktör skall styrelsen sammankallas för extra sammanträde.
För det fall bolagets revisor framställer erinran till styrelsen skall frågan behandlas vid styrelsesammanträde inom fyra veckor från det erinran överlämnats.

Sammanträde per capsulam mm

Styrelsens ordförande kan medge att extra sammanträde får hållas per capsulam.

Styrelsens ordförande kan vidare medge att ledamot, om särskilda skäl föreligger, får deltaga via telefon eller liknande.

Samtliga styrelseledamöter skall vidtalas och godkänna beslut som tages per capsulam.

Material inför styrelsesammanträde

Inför styrelsesammanträde skall varje styrelseledamot tillställas skriftligt underlag. Sådant underlag skall normalt utsändas minst en vecka före utsatt sammanträde. Till underlaget skall bifogas dagordning samt kopia av föregående protokoll.

Ärenden på styrelsesammanträden

På ordinarie styrelsesammanträde (ej strategimöte) skall följande frågor regelmässigt förekomma.

  • ekonomisk rapportering för koncernen och

  • verksamhetsrapportering för koncernen.

Till den ekonomiska rapporteringen skall finnas skriftligt underlag vilket skall utsändas före samman-trädet. Rapporteringen skall ske enligt vad som föreskrivs i instruktion för verkställande direktören.

5. Protokoll

Vid styrelsens sammanträden skall föras protokoll. Protokollen förs och undertecknas av styrelsens sekreterare och skall justeras förutom av ordföranden, av ytterligare minst en styrelseledamot. Dock skall protokoll som förts vid sammanträde som hållits per capsulam justeras av samtliga styrelseledamöter.
Protokollen skall tydligt ange vilka ärenden som behandlats, vilket underlag som funnits för respektive ärende samt innebörden av de beslut som fattats. Om viss styrelseledamot på grund av jäv ej deltagit i handläggningen av ärende skall detta noteras i protokollet. Protokollet skall sändas till styrelsens ledamöter så snart som möjligt efter styrelsesammanträdet.

Protokollen skall föras i nummerföljd och tillsammans med dagordning för sammanträdet förvaras på ett betryggande sätt genom sekreterarens försorg.
Protokoll eller utdrag ur protokoll får inte kopieras eller lämnas ut till annan än styrelseledamot och bolagets revisor utan godkännande från ordföranden eller av denne utsedd styrelseledamot. Utlämnande får dock ske i den mån det föranleds av lag eller annan författning eller myndighetsbeslut.

6. Beslutsordning

Styrelsen är beslutsför om mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Vid bedömning av om styrelsen är beslutsför skall styrelseledamöter som är jäviga inte anses närvarande.

Beslut får inte fattas i ett ärende, om inte såvitt möjligt samtliga styrelseledamöter dels har fått tillfälle att delta i ärendets behandling, dels har fått ett tillfredsställande underlag för att avgöra ärendet.

Som styrelsens beslut gäller den mening som mer än hälften av de närvarande röstar för vid sammanträdet eller vid lika röstetal den mening som ordföranden biträder. Om styrelsen inte är fulltalig skall de som röstar för beslutet dock utgöra mer än en tredjedel av hela antalet styrelseledamöter.

Vid lika röstetal vid val av ordförande avgörs valet genom lottning.

7. Jäv

En styrelseledamot får inte handlägga fråga om

  • avtal mellan styrelseledamoten och Ependion

  • avtal mellan Ependion och tredje man om styrelseledamoten i frågan har ett väsentligt intresse som kan strida mot bolagets, eller

  • avtal mellan Ependion och en juridisk person som styrelseledamoten ensam eller tillsammans med någon annan får företräda. Detta förbud gäller dock inte om bolagets motpart är ett bolag i Ependion-koncernen.

Med avtal avses även rättegång eller annan talan.

Jävsbestämmelserna innebär att jävig styrelseledamot inte får delta eller närvara vare sig vid styrelsens överläggning eller i dess beslut.

Det åligger styrelseledamot att informera styrelsen om förhållande och engagamang som kan medföra att ledamoten betraktas som jävig.

8. Sekretess och informationer

Styrelseledamöterna erinras om sin skyldighet att behandla de frågor som är föremål för styrelsens handläggning med sekretess varvid särskilt skall beaktas sådana uppgifter som kan lämnas om bolagets kommersiella relationer.

All information om bolaget till pressen skall lämnas av bolagets verkställande direktör och/eller ordförande. All sådan information skall dessutom lämnas till styrelseledamöterna innan den sprids offentligt. Styrelsen kan komma att uppdra åt annan att lämna sådan information.

9. Utskott

Ersättningsutskott

Styrelsen skall inrätta ett ersättningsutskott bestående av ordföranden samt en till två styrelseledamöter som är oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. Bland utskottets ledamöter skall erforderlig kunskap och erfarenhet i frågor om ersättningar till ledande befattningshavare finnas. Om ersättningsutskottet (eller styrelsen) anlitar extern uppdragstagare för sitt arbete, skall utskottet försäkra sig om att ingen intressekonflikt föreligger i förhållande till andra uppdrag som denne kan ha för bolaget eller bolagsledningen.

Ersättningsutskottet skall huvudsakligen svara för beredningen av styrelsens beslut i frågor om ersättningsprinciper, ersättningar och andra anställningsvillkor för bolagsledningen, följa och ut-värdera pågående och under året avslutade program för rörliga ersättningar för bolagsledningen och följa och utvärdera tillämpningen av de riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare som årsstämman enligt lag ska fatta beslut om samt gällande ersättningsstrukturer och ersättningsnivåer i bolaget. Ersättningsutskottet skall tillse att resultatet av denna utvärdering redovisas på bolagets webbplats i enlighet med kodens regler. Vid framtagande av förslag till styrelsen skall ersättningsutskottet tillse att bolagskodens regler om utformningen av rörliga ersättningar, ersättningar och andra anställningsvillkor etc uppfylls.
Till utskottet har inte delegerats någon beslutanderätt.

Utskottet skall minst en gång per år, samt på uttrycklig begäran från en styrelseledamot, avlägga rapport till styrelsen, i vilken utskottet skall redogöra för dess arbete. Utskottet skall protokollföra sina möten och protokollen skall delges styrelsen.

Revisionsutskott

Styrelsen skall inrätta ett revisionsutskott som skall bestå av minst två styrelseledamöter. Majoriteten av utskottets ledamöter skall vara oberoende i förhållande till bolaget och bolags-ledningen. Minst en av de ledamöter som är oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen skall även vara oberoende i förhållande till bolagets större ägare samt ha redovisnings- eller revisionskompetens. Styrelseledamot som ingår i bolagsledningen eller är anställd av bolaget får inte vara ledamot av utskottet.

Revisionsutskottet skall:

  • övervaka bolagets finansiella rapportering; varvid utskottet med avseende på den finansiella rapporteringen ska övervaka effektiviteten i bolagets interna kontroll, internrevision och riskhantering,

  • fortlöpande träffa bolagets revisor för att informera sig om revisionen, dess inriktning och omfattning samt diskutera samordningen mellan den externa och interna revisionen, komplicerade redovisningsfrågor och synen på bolagets risker,

  • granska och övervaka revisorns opartiskhet och självständighet och därvid särskilt uppmärk-samma om revisorn tillhandahåller bolaget andra tjänster än revisionstjänster samt fast-ställa riktlinjer för vilka andra tjänster än revision som bolaget får upphandla av bolagets revisor,

  • utvärdera revisionsinsatsen och informera bolagets valberedning eller i förekommande fall särskilda valberedning om resultatet av utvärderingen, samt

  • biträda valberedningen vid framtagande av förslag till revisor och arvodering av revisionsinsatsen.

Till utskottet har inte delegerats någon beslutanderätt.

Utskottet skall minst två gånger per år, samt på uttrycklig begäran från en styrelseledamot, avlägga rapport till styrelsen, i vilken utskottet skall redogöra för dess arbete. Utskottet skall protokollföra sina möten och protokollen skall delges styrelsen.

10. Bolagsstämma

Styrelsen kallar till bolagsstämma enligt av styrelsens ordförande godkänd kallelse.
Styrelsens ordförande skall öppna bolagsstämman.